Digitalno od vloge do odločbe

DIH Slovenia (Digital Innovation Hub) je osrednja nacionalna točka za spodbujanje digitalne preobrazbe slovenskih podjetij. Njihovo poslanstvo je povezovati ključne akterje digitalnega ekosistema, od raziskovalcev in svetovalcev, do podjetij in državnih institucij ter omogočati enostavnejši dostop do znanja, strokovnjakov, orodij in finančnih spodbud za digitalizacijo.

Kot povezovalni člen med državnimi mehanizmi in zasebnim sektorjem DIH Slovenia tudi upravlja postopke razdeljevanja digitalnih vavčerjev, ki so ključno orodje za podporo podjetjem pri uvajanju sodobnih tehnologij in kompetenc.

Pred uvedbo digitalne rešitve je proces oddaje in ocenjevanja vlog za vavčerje potekal preko e-pošte in delno ročnega upravljanja dokumentacije. To je pogosto vodilo do neenotnih oblik vlog, zamud pri dopolnjevanju dokumentacije, nepreglednosti pri razvrščanju vlog, dolgotrajnih procesov ocenjevanja in odločanja, in posledično večjega administrativnega bremena za ekipo DIH Slovenia.

Zaradi vse večjega interesa podjetij za vavčerje in potrebe po transparentnosti ter sledenju pravilom postopkov, je DIH Slovenia potreboval centralizirano platformo, ki bi digitalizirala celoten proces: od oddaje vloge do izdaje odločbe.

V sodelovanju z naročnikom smo razvili in implementirali digitalno platformo za oddajo in ocenjevanje vlog, prilagojeno postopkom DIH Slovenia in skladno z njihovimi internimi protokoli.

• Oddaja vlog: Organizacije oddajo vloge prek strukturiranega spletnega obrazca, ki zagotavlja enoten in popoln zajem podatkov.
  
• Dopolnjevanje vlog: Če vloga ni popolna, lahko upravljavec DIH preko sistema z enim klikom zahteva dopolnitev, ki se beleži znotraj profila podjetja.
• Sistem ocenjevanja: Vsako vlogo lahko ocenjuje več neodvisnih ocenjevalcev. Sistem omogoča pregledne povprečne ocene, komentarje in status vsake vloge.
• Samodejno generiranje odločb: Na podlagi ocene se sistem samodejno generira pozitivno ali negativno odločbo, ki je takoj dostopna vlagatelju.
• Zgodovina in arhiv: Vse oddane, dopolnjene, ocenjene in zaključene vloge so shranjene in dostopne za interno revizijo in poročanje.

Vzpostavitev platforme za oddajo in ocenjevanje vlog je DIH Slovenia omogočila celovito digitalizacijo celotnega postopka, brez potrebe po uporabi e-pošte ali papirne dokumentacije. Čas obdelave vlog se je občutno skrajšal, od oddaje do izdaje odločbe v povprečju poteka kar 50 % hitreje kot prej. Sistem omogoča popolno preglednost in sledljivost vseh korakov, saj se vsak korak, od oddaje, dopolnitve, ocenjevanja do končne odločbe, beleži in arhivira znotraj platforme. Z uvedbo avtomatizacije se je bistveno zmanjšala administrativna obremenitev ekipe DIH, ki se lahko zdaj bolj osredotoča na vsebinsko podporo podjetjem.