Kemijski inštitut je digitaliziral svoje postopke

Kemijski inštitut (KI) je najpomembnejša nacionalna javna raziskovalna ustanova na področju kemije in sorodnih disciplin. Njihovo delo vključuje temeljne raziskave, aplikativne projekte ter razvoj novih tehnologij, ki se uporabljajo v industriji, medicini in varovanju okolja. Inštitut je prepoznan po svoji znanstveni odličnosti, številnih mednarodnih sodelovanjih ter nagradah. S tem pa narašča tudi potreba po jasnem in pravičnem procesu nagrajevanja raziskovalne odličnosti znotraj institucije.

V digitalni dobi postaja učinkovitost notranjih procesov ključna konkurenčna prednost tudi za raziskovalne ustanove. Kemijski inštitut se je soočil z izzivom poenostavitve in digitalizacije postopka oddaje ter ocenjevanja vlog za nagrado Jamnik, ki nagrajuje odličnost v znanosti.

Proces oddaje in ocenjevanja vlog za nagrado Jamnik je bil dolgo časa zasnovan na klasičen, administrativno obremenjujoč način: oddaja vlog preko klasične pošte, ročno usklajevanje dopolnitev vlog itd. Vodstvo in administracija Kemijskega inštituta sta potrebovala rešitev, ki bo proces poenostavila, digitalizirala in zagotovila večjo preglednost.

Emporij je zasnoval in vzpostavil celovito platformo, ki omogoča transparenten, strukturiran in avtomatiziran proces, od oddaje vloge do izdaje odločbe.

Emporij je za Kemijski inštitut razvil celovito digitalno platformo, ki je v celoti prenovila proces oddaje in ocenjevanja vlog za nagrado Jamnik. Uporabniki lahko vlogo oddajo neposredno v sistemu, kjer je postopek standardiziran in enoten, kar zmanjšuje možnost napak ter olajša administrativno delo. Če je vloga nepopolna, lahko administrator preko platforme kandidata enostavno pozove k dopolnitvi, kar nadomešča nepregledno e-poštno komunikacijo in omogoča jasno sledljivost. Ko je vloga popolna, gre v ocenjevanje, ki poteka znotraj sistema, pri čemer lahko sodeluje več ocenjevalcev, vsak s svojo oceno in komentarjem. Na ta način se zagotavlja preglednost in zmanjšuje pristranskost. Vloge, ki prejmejo pozitivne ocene, so nato samodejno predane v obravnavo znanstvenemu svetu. Po končni potrditvi se odločba izda digitalno, oddajnik pa je o njej takoj obveščen. Platforma je zasnovana modularno, zato jo je mogoče enostavno razširiti tudi na druge interne postopke in razpise Kemijskega inštituta.

• Oddaja vlog: oddaja vloge prek strukturiranega spletnega obrazca, ki zagotavlja enoten in popoln zajem podatkov.

• Dopolnjevanje vlog: Če vloga ni popolna, lahko upravljavec preko sistema z enim klikom zahteva dopolnitev, ki se beleži znotraj profila vlagatelja.

• Sistem ocenjevanja: Vsako vlogo lahko ocenjuje več neodvisnih ocenjevalcev. Sistem omogoča pregledne povprečne ocene, komentarje in status vsake vloge.

• Samodejno generiranje odločb: Na podlagi ocen in sklepov znanstvenega sveta sistem omogoča elektronsko izdajo sklepov in odločb, ki so takoj dostopni vlagatelju.

• Zgodovina in arhiv: Vse oddane, dopolnjene, ocenjene in zaključene vloge so shranjene in dostopne za interno revizijo in poročanje.

Vzpostavljena rešitev je prinesla pomembne izboljšave na več ravneh. Proces oddaje vlog je postal hitrejši, preglednejši in manj obremenjujoč tako za administratorje kot za raziskovalce. Administrativni čas, potreben za obdelavo posamezne vloge, se je zmanjšal, pri čemer se je zmanjšalo tudi tveganje za napake in izgubljene informacije. Uporabniki platformo opisujejo kot pregledno in enostavno za uporabo, znanstveni svet pa je pridobil zanesljiv vpogled v celotno dokumentacijo in ocene, kar omogoča bolj informirano odločanje. Digitalna izdaja odločb je dodatno prispevala k večji učinkovitosti, saj so rezultati postopka kandidatom dostopni takoj po odločitvi. Najpomembnejši rezultat pa je ta, da imajo raziskovalci zdaj več časa za svoje znanstveno delo, saj se je administrativna obremenitev občutno zmanjšala, celoten postopek pa je pridobil na transparentnosti.